Banyak sebab untuk sesuatu projek itu gagal. Hampir sebahagian besar cabaran tersebut adalah berpunca daripada penyertaan pasukan dan komunikasi yang lemah. Ini juga berpunca akibat motivasi pekerja yang sudah semakin rapuh.
Menguruskan pasukan sangatlah mencabar. Menaikkan semangat pekerja adalah lebih sukar. Terdapat banyak tekanan untuk memastikan pekerja berasa gembira…berkomunikasi…produktif.
Ahli pasukan dan pengurusan semuanya terlibat secara langsung dalam menggalas peranan masing-masing dalam pengurusan projek yang sedang dijalankan, namun dengan peranan yang besar datangnya tangungjawab yang besar. Ketua dan pasukan pengurusan dapat membunuh motivasi pekerja lebih mudah berbanding usaha untuk menaikkannya semula dan mereka seakan lebih bersemangat dan bersedia berbanding ahli pasukan mereka sendiri.
1. Berhenti Menghantar Maklum Balas Kajian Keterikatan Kerja (Employee Engagement)
Hubungan yang efektif dan kuat datangnya daripada kepercayaan yang tidak berbelah bahagi. Ini bermakna pentingnya menjadi seorang yang tulus dan dipercayai apabila sedang berkomunikasi dengan manusia. Apabila pengurusan faham bagaimana untuk belajar menerima keterbukaan dan bertolak ansur dengan pekerja mereka, terhadap kepercayaan mereka, sifat rasa hormat dan menaikkan kemahiran komunikasi mereka.
Kaedah kajian survey seakan tidak asli, tidak dipercayai dan tidak menghormati. Mereka juga tidak yakin identiti mereka dapat dilindungi, walau bertapa bagus polisi privasi itu dihormati. Hubungan yang sebenar memakan masa, malah segala yang mempunyai nilai yang baik juga mengambil masa. Elakkan diri daripada menghantar survey keterikatan kerja (employee engagement survey). Ambil pendekatan lain iaitu secara kaedah berkomunikasi secara langsung bersama pasukan tuan.
2. Komunikasi. Komunikasi. Komunikasi.
Tuan perlu amalkan komunikasi. Pasukan tuan juga perlu melatih komunikasi. Semua orang perlu berkomunikasi. Ini cara motivasi pekerja yang sangat berkesan!
Peranan dan matlamat yang tidak jelas dapat melemahkan moral pekerja. Ia juga amat penting sentiasa kekal dalam perancangan dan komitment tuan. Sekiranya tidak mampu, terangkan mengapa. Apa sahaja yang tuan harapkan daripada pasukan tuan, tuan perlu juga perlu mempamerkan contoh yang sama kepada pasukan tuan.
3. Elakkan Daripada Menawarkan Solusi Untuk Setiap Perkara, Elakkan Daripada Merendah-rendahkan Pandapat Yang Kurang Dipersetujui.
Projek baru biasanya dimulakan daripada ketua dimana idea idea baru tersebut diluluskan untuk diimplimentasikan. Tuan faham apa yang perlu dicapai dan tuan sudah bersedia untuk melaksanakan keputusan bagaimana hendak mengimplementasikannya. Dimana pula letaknya peranan pasukan tuan yang lain? Pekerja biasa adalah pekerja biasa, bukankah? Pasukan tuan hanya perlu mengikut arahan tuan, dan melaksanakan apa saja yang tuan telah rancangkan. Persekitaran seperti ini bunyinya amat tidak menarik sekali!
Bukanlah semua idea itu adalah idea yang baik, tetapi fitrah manusia suka apabila pendangan mereka dapat didengari dan dihargai.
Sekiranya tuan hanya mengarahkan orang lain apa yang perlu dilakukan dan hanya mampu memgenalpasti kesilapan daripada idea baru tersebut, lama kelamaan pasukan tuan akan terasa kepenatan dan lemah daripada perubahan yang lembab dan “tidak berapa menyeronokkan” untuk persekitaran pejabat. Bayangkan kepuasan yang tuan rasakan setelah bersungguh-sungguh bagi merialisasikan idea tuan? Ya, perasaan itulah yang diperlukan pasukan tuan.
Beri peluang pada pasukan tuan untuk mejadi lebih kolaberatif. Berhadapan dengan cabaran baru dalam bisnes? Bagi peluang pada pasukan untuk menyumbang idea mereka. Bukankah ini sebabnya tuan melantik mereka di tempat yang pertama, bukan? Mereka orang pandai. Sekiranya mereka tidak dapat menyumbang pada apa-apa solusi yang menarik, tuan mungkin menghadapai masalah yang lebih besar dan masalah ini mungkin perlu diselesaikan tuan dengan segera.
4. Elakkan Daripada Menetapkan Tempoh Deadline.
Ya, setiap projek memerlukan garisan masa yang berfasa. Tempoh akhir yang telah ditetapkan dapat member kita panduan untuk membuat rujukan atau semakan, memastikan gerak kerja yang seiring sepanjang masa, dan mengenalpasti halangan dan cabaran sepanjang jalan. Sebagai seorang ketua, tuan perlu beri maklumkan pasukan tuan tempoh akhir yang bagi sesuatu tugasan itu untuk disiapkan.
Walaubagaimanapun, tempoh masa yang tidak realistik dapat membunuh moral pekerja, mengelakkan dari daripada terlalu menonjolkan dalam pasukan kerana bimbang mereka tidak mampu menyumbang sesuatu atau risau sekiranya matlamat tugasan tersebut gagal dicapai dengan baik. Sekiranya individu ini rasa seolah dibiarkan bersendirian, mereka akan lebih cenderung untuk memendam diri dan cuba mengelak daripada telibat dalam komunikasi sehinggalah mereka dapat didorong semula semangat mereka yang telah hilang.
Salah satu daripada faktor mengapa sebahagian projek itu gagal adalah disebabkan kekekurangan elemen dorongan bersifat penghargaan. Apabila mereka rasa dihormati dan semangat mereka didorong selepas berlakunnya kesilapan yang tidak disengajakan, mereka yang akan lebih bersikap terbuka untuk berkomunikasi tentang perkara tersebut supaya dapat mengambil pelajaran daripada kesilapan yang berlaku, bangkit dengan lebih bersemangat dan yakin pada kemampuan diri sendiri dan cuba elakkan daripada kesilapan yang sama terus berulang.
“Apabila pasukan anda memerlukan konsesus dan komitmen untuk selesaikan sesatu isu, libatkan pasukan anda dalam proses membuat keputusan.” – Sergey Dudiy, Ph.D.
Amat penting untuk setiap ahli pasukan untuk dapat merasa sumbangan mereka dalam menangani sesuatu isu yang memerlukan komitment daripada semua pihak. Dengar pandangan pasukan anda. Mereka seharusnya mampu untuk menanggarkan berapa panjang masa diperlukan bagi sesuatu urusan itu untuk berjaya dilengkapkan. Sentiasa bersedia untuk kejutan (samada baik atau buruk) sepanjang perjuangan pasukan, yang di mana tuan dan pasukan tuan perlu membiasakan diri.
