Sebahagian besar daripada usaha yang telah disumbangkan bagi merancang program perjumpaan pada hari cuti adalah bagi mengenalpasti lokasi acara majlis yang bakal dilangsungkan.
Apabila tiba masanya untuk merancang program majlis tuan, tuan perlu pastikan semuanya berjalan dengan lancar tanpa sebarang kecatatan– dalam masa yang sama mewujudkan persekitaran yang menyeronokkan bukan? Sebahagian besar faktor acara berkumpul yang sukses adalah pemilihan lokasi yang tepat daripada senarai pilihan-pilihan yang ada. Pemilihan lokasi yang mempunyai elemen persekitaran yang betul, keluasan yang mencukupi dan kemudahan yang terbaik dapat menjadi penyeri atau menyebabkan kecacatan majlis perjumpaan yang tuan sedang rancangkan. Senaraikan pilihan tuan dengan mengikuti 5 langkah ini dan tuan akan merasa lebih yakin untuk meletakkan deposit pada tempat yang betul untuk acara majlis tuan.
2. Saiz keluasan adalah penting.
Lebih besar tidak semestinya bermaksud lebih baik. Tiada pencanggahan bahawa memilik tempat yang dapat memuatkan seluruh pasukan tetamu adalah sangat penting– tuan perlu elakkan tetamu tuan merasa kurang selesa dan rasa sempit untuk bergerak sekitar dewan itu nanti. Walaubagaimanapun, berada dalam bilik yang terlampau luas dapat memberi kesan pada persekitaran yang seakan kosong dan kelam. Kadangkala apabila dewan tersebut terlapau besar, ia boleh menenggelamkan dekorasi– pastikan setelah selesai susun atur kelengkapan dalam dewan ianya kelihatan berseri dan menarik dan pada yang sama, dapat berfungsi dengan baik sebagai dewan acara untuk majlis perjumpaan tuan. Adakah tuan sedang bercadang untuk menggabungkan aktiviti team building dalam majlis perjumpaan tersebut? Sekiranya ya, tuan mungkin perlu meminta pandangan “event planner” sebelum tempahan dewan dilakukan bagi memastikan keluasan yang bersesuaikan bagi aktiviti tersebut.
2. Pemilihan Persekitaran
Salah satu faktor penting tentang pemilihan lokasi adalah memilih suasana persekitaran. Adakah bilik tersebut terlalu besar? Adakah suasana persekitarannya seperti tidak menggalakkan atau berseri? Terasa asing dan tidak menarik? Bilik yang menenggelamkan seperti ini tentunya dapat mempengaruhi mood pada majlis keraian dan sesetengah lokasi tidak sesuai sama sekali untuk jenis perjumpaan seperti yang tuan rancang. Inilah sebab mengapa kaedah yang terbaik adalah dengan melawatsendiri dewan tersebut dengan mata sendiri, sebelum mengambil apa-apa keputusan. Pastikan apabila tuan melangkah masuk ke dalam dewan, naluri tuan dapat merasakan bahawa persekitaran dewan sesuai untuk majlis perjumpaan tuan.
3. Kunci Utama Adalah Pemilihan Lokasi.
Majlis bertemakan tali leher hitam dalam kawasan bandar? Bunyinya sangat hebat. Sesuatu yang santai dan kasual di kawasan luar bandar? Juga sangat menarik. Namun begitu, ambil kira juga faktor jarak lokasi antara dewan dan lokasi rumah pekerja yang berbeza-beza. Seandainya ada diantara mereka sedang menghadapai kesukaran untuk ke lokasi dewan dari rumah, mungkin satu-satunya lokasi yang tiada halangan yang jelas hanyalah di sekitar bangunan pejabat mereka sendiri. Ini kerana, mungkin ada sesetengah orang yang berusaha sedaya upaya untuk mengelakkan diri terperangkap di tengah-tengah kesesakan jalan raya ibu kota hanya semata-mata untuk menghadirkan diri pada majlis perjumpaan ini. Mengenal pasti lokasi yang selesa untuk semua orang (atau sebagaian besar orang) dapat menjamin kehadiran tetamu yang tinggi. Andai kata tuan merancang untuk melakukan tempahan dewan di kawasan bandar yang terkenal dengan kepadatan penduduk dan masyarakat yang ramai, pastikan lokasi tersebut mempunyai akses bagi kemudahan pengangkutan awam.
4. Apa yang perlu dipastikan?
Sesetengah dewan atau bilik menawarkan kemudahan yang tuan mungkin perlukan. Daripada keperluan audio visual hinggalah kepada meja, kerusi, hidangan dan alatan pinggan dan cawan untuk makanan dan minuman. Sekiranya tuan sedang merancang di bawah kawalan budget yang sangat terhad, mengenal pasti senarai pilihan dewan yang menawarkan semua kemudahan ini mungkin agak mencabar asalkan tidak mebihi daripada budget yang ditetapkan. Walauapapun keadaanya, kadang-kala tuan perlu meluangkan sedikit masa dan tenaga untuk melakukan beberapa kajian– buat satu senarai dewan yang berbeza yang berjaya menarik minat tuan beserta kumudahan yang mereka tawarkan sekali agar tuan dapat membuat perbandingan. Perbezaan ini dapat di nilai satu per satu dalam membuat keputusan untuk mengenal pasti lokasi acara majlis tuan. Sesetengah tempat akan sediakan sekali bersama tukang pelayan , jadi tanya sebanyak yang mungkin mengenai pilihan-pilihan yang telah dikenalpasi.
5. Jangan abaikan perkara yang dianggap kecil
Kadang-kala butiran-butiran kecil ini yang membawa impak besar tentang bagaimana sesebuah acara majlis keraian menjadi tempang. Adakah jumlah kawasan meletakkan kenderaan yang mencukupi, atau adakah tetamu tuan memerlukan sewaan bas beramai-ramai? Ini mungkin boleh faktor penolak sesetengah orang. Sementara yang lain lebih suka kerana mereka tidak perlu untuk bersusah payah untuk memandu. Adakah dewan tersebut mempunyi maklum balas pelanggan yang bagus? Pastikan tuan membuat sedikit kajian di internet untuk mendapatkan maklum balas tentang servis dan kualiti dewan yang menarik perhatian tuan. Adakah dikalangan peserta merupakan seorang perokok? Pastikan lokasi berkenaan mempunyai ruang khas disediakan untuk merokok dan ianya mudah untuk mendapatkannya bagi memastikan keselesaan tetamu tuan.
Setelah tuan telah menyenaraikan beberapa dewan yang mempunyai kesemua ciri-ciri yang diperlukan, tuan dapat mengecilkan pelihan tuan dan berasa yakin mengenai keputusan tuan. Selepas daripada itu, tempahan yang dilakukan dapat meringgankan beban yang sedang dipikul pada bahu tuan. Ia tidaklah begitu mencabar sekiranya tuan telah mengambil langkah-langkah peracangan yang berkesan!
Semak senarai dewan majlis berdekatan kawasan tuan untuk menilai sekiranya cadangan kami dapat membantu tuan.
