Pelajar intern dapat menjadi kekuatan tambahan dalam pasukan kerja tuan di tempat kerja. Walaubagaimanapun, terdapat beberapa perkara yang tuan perlu ambil berat sebelum tuan membuat keputusan melantik mereka. Tip dan panduan ini dapat membantu tuan mengambil langkah pertama dengan cemerlang dalam proses pemilihan pelajar intern yang bagus dan dapat memastikan motivasi pasukan tuan kekal tinggi disamping melakukan tugasan sampingan menguruskan pelajar intern tersebut!
Menguruskan Pelajar Intern Berpandukan Angka
62% daripada pelajar intern yang dilantik oleh syarikat masih meneruskan pekerjaan mereka bersama syarikat tersebut selama lima tahun selepas tamat Program Latihan Industri dan Praktikal mereka. fastcompany.com
47% daripada majikan menyediakan Program Latihan Industri dan Praktikal yang tersusun di persekitaran tempat kerja mereka. benchmarkemail.com
85% daripada majikan berpandangan mengambil pelajar intern merupakan pengalaman yang positif. internships.com
86% daripada pelajar juga berpendapat pengalaman program latihan industri dan praktikal mereka merupakan pengalaman yang positif. internships.com
Kebaikan Mengambil Pelajar Intern
Program latihan industri dan praktikal merupakan alat pembelajaran yang paling berkesan untuk pelajar dan lepasan mahasiswa. Program sebegini memberi peluang kepada pelajar menimba pengalaman dan pendedahan dalam bidang yang mereka bakal ceburi disamping mencungkil bakat yang ada pada mereka.
- Menjimatkan masa untuk mencari bakal pekerja.
- Mendapat perspektif baru dan idea yang segar.
- Kos rendah/ risiko rendah.
- Membangunkan sokongan komuniti.
- Menaikkan produktiviti di tempat kerja.
Dimanakah Tuan Dapat Mencari Pelajar Intern
Terdapat banyak lokasi bagi mendapatkan pelajar intern. Dengan memanfaatkan sumber-sumber sebegini, tuan akan dapat senarai pilihan yang banyak untuk memilih. Sumber seperti ini dapat memudahkan pencarian pelajar intern yang dapat disesuaikan dalam persekitaran pejabat tuan.
Mulakan dengan membina hubungan rapat bersama kolej, universiti, profesor, wakil pelajar sekitar kawasan tuan. Ideanya adalah dengan melakukan kempen hebahan mengenai peluang latihan industri dan praktikal di tempat tuan, oleh itu, sebarkan kempen kesedaran di setiap lokasi yang berdekatan.
Lsmsn website seperti glassdoor dan jobstreet juga merupakan tempat yang terbaik untuk di lawati kerana mereka juga sedang mencari majikan seperti tuan!
Pengatahuan Berkaitan Undang-Undang
Adalah sangat penting untuk tuan menyemak semula undang-undang buruh sebelum tuan menetapkan deskripsi tugasan bagi pelajar intern tuan yang baru.
“Latihan Industri bermaksud satu tempoh yang khusus untuk pelatih menimba pengalaman secara terancang dan diselia, di mana pelatih akan melaksanakan kerja-kerja sebenar disamping membiasakan diri dengan keperluan serta amalan tempat kerja menggunakan pengetahuan dan kemahiran yang telah dipelajari semasa mengikuti latihan di Pusat Bertauliah.” – Jabatan Pembangunan Kemahiran Kementerian Sumber Manusia Malaysia
6 kriteria di bawah dapat di aplikasikan semasa membuat keputusan
- Walaupun program latihan industri dan praktikal memberi peluang untuk melibatkan diri dalam persekitaran gerak kerja operasi menggunakan sumber-sumber majikan, latihan persekitaran yang sebenar ini dapat memberi pendedahan kepada persekitaran pembelajaran yang sebenar;
- Pengalaman menjalani program latihan industri dan praktikal dapat memberi pengalaman yang berguna kepada pelajar intern;
- Pelajar intern tidak menggantikan tugasan pekerja tetap secara langsung, terapi sebagai pelatih di bawah bimbingan pekerja tetap;
- Majikan yang menyediakan kursus latihan industri dan praktikal tidak mendapat manfaat secara langsung daripada tugasan yang dilakukan pelajar intern; dan pelatih tidak terlibat secara langsung dalam operasi-operasi yang memerlukan pengalaman dan kemahiran yang tinggi yang dapat memberi kesan besar kepada produktiviti operasi itu sendiri.
- Pelajar intern diberi pilihan untuk dilantik sebagai pekerja tetap selepas tamat program latihan industri dan praktikal mereka atau sebaliknya; dan
- Majikan dan pelajar intern memahami bahawa majikan diberi penimbangan sepenuhnya berkenaan upah kerja sepanjang pelajar intern tersebut menjalani latihan amali.
Menguruskan Pelajar Intern Yang Baru
(1) Menyediakan deskripsi tugasan yang jelas.
Sentiasa berhati-hati semasa menetapkan deskripsi tugasan tuan. Sekiranya tuan mengamalkan polisi tanpa upah, fahami bahawa terdapat panduan ketat tentang limitasi tugasan pelajar intern. Tuan perlulah menghadkan beberapa tugasan yang dapat diberikan. Pelajar intern yang diberi upah pula memberikan lebih kebebasan pada tuan ketika melakukan pilihan. Memberi upah pada pelajar intern tuan juga dapat memberi peluang keterlibatan secara langsung yang lebih dalam projek tuan dan menyumbang pada prestasi bisnes.
(2) Memberi Maklum Balas
Pelajar sering kali mendapat banyak maklum balas, samada baik atau buruk, sepanjang tahun persekolahan mereka. Adalah sangat baik sekiranya amalan sebegini dapat diteruskan. Maklumkan pada mereka dari masa ke semasa, supaya dengan maklum balas ini mereka mendapat idea bangaimana mereka dapat menambahbaik projek dan hasil kerja mereka. Jangan lupa memberi pujian selepas mereka berjaya menyiapkan tugasan mereka dengan cemerlang. Mereka perlu diberitahu bahawa setiap sumbangan yang mereka lakukan adalah penting. Dorong mereka supaya mereka juga dapat memberikan maklum balas dan bertanyakan soalan. Komunikasi yang berkesan dapat memberi manfaat dan merupakan kunci kejayaan pada tuan berdua.
(3) Libatkan mereka dalam projek penting
Sekiranya tuan telah membuat keputusan untuk memberi upah kepada pelajar intern tuan, tuan mempunyai lebih kebebasan untuk melibatkan mereka dalam tugasan yang lebih mencabar. Tugasan yang memerlukan masa dan tenaga dapat memberi kebaikan kepada dua belah pihak. Ianya memberi peluang pada pelajar intern tuan untuk mencungkil kemahiran dan ilmu baru. Tambahan juga, andai kata tugasan yang diberikan tersebut mempunyai kesan langsung pada gerak kerja keseluruhan operasi, ianya sudah tentu dapat menaikkan produktiviti di dalam pejabat. Andaikata pula tuan memilih untuk tidak menawarkan sebarang upah pada pelajar intern tuan, pastikan tuan tidak terlalu membebankan mereka dengan tugasan yang melebihi kemampuan mereka. Ini akan membazirkan masa tuan dan masa mereka. Tuan mahu membantu pelajar intern tuan sebaik mungkin demi masa depan mereka dan siapa tahu mungkin mereka ditakdirkan bekerja untuk syarikat tuan!
(4) Latihan Pengurusan Projek
Adakan mesyuarat formal dari masa ke semasa supaya pelajar intern tuan mendapat bimbingan secara langsung mengenai hasil kerja dan tugasan mereka adalah kunci kejayaan bagi sebuah hubungan internship yang sihat. Ini dapat memastikan mereka berada dalam jalan yang betul dan amalan latihan komunikasi yang berkesan di antara tuan berdua. Makan tengah hari bersama sebulan sekali atau luangkan waktu rehat bersama yang ringkas adalah masa yang sesuai untuk pelajar intern tuan bertanyakan soalan yang mereka ada. Malah sekiranya tuan tidak mempunyai apa-apa projek untuk dibincangkan sekalipun, ianya adalah masa yang kualiti untuk memahami antara satu sama lain sebagai anak didik tuan dan menjadikan mereka seperti rasa dihargai.
(5) Jangan lupa mengenai team building!
Memulakan latihan industri di mana-mana organisasi boleh menjadi sangat mendebarkan. Program team building menyediakan platform bagi menyuburkan semangat kolaborasi dan komunikasi. Program onboarding merupakan kaedah yang terbaik bagi mengalukan pelajar intern tuan, atau memberi penghargaan pada mereka di akhir program tuan. Pelajar akhirnya dapat memahami impak peranan yang mereka telah sumbangkan kepada pasukan dan organisasi secara menyeluruh.
