Pertama sekali, apakah yang dimaksudkan dengan ruang kerja digital? Ruang kerja digital adalah satu kerangka teknologi yang menghubungkan aplikasi organisasi, data dan penghantaran maklumat melalui desktop secara berpusat. Teknologi ini memudahkan pasukan pekerja untuk mengakses aplikasi dan data mereka menggunakan pelbagai jenis peranti tidak kira dimana sahaja mereka berada.
Apakah kelebihan ruang kerja digital? Kecanggihan dan keselarian pengalaman yang ditawarkan dalam persekitaran ruang kerja digital boleh menjadi kelebihan besar untuk pasukan tuan. Pada waktu ini, apabila kebanyakkan orang bekerja dari rumah kerana wabak koronavirus, satu ruang kerja dgital adalah apa yang tuan perlukan. Ruang kerja digital boleh memberikan tuan pengalaman berpasukan yang lebih baik, keselamatan yang diyakini dan teknologi yang boleh disesuaikan mengikut keperluan organisasi.
Dalam satu kajian, 70% daripada pekerja menyatakan bahawa mereka terpaksa beralih daripada satu aplikasi kepada satu aplikasi yang lain sekurang-kurangnya 10 kali sejam. Akibatnya, 38% daripada pekerja ini mengaku bahawa perkara ini telah menyebabkan mereka kehilangan fokus. Andai kata semua pekerja ini memilih untuk menerapkan konsep ruang kerja digital, keperluan untuk bertukar dari satu platform kepada satu platform lain dapat dihapuskan, dan pulangannya adalah, penambahbaikan dalam produktiviti dan organisasi.
Sama ada pilihan bekerja dari rumah diwajibkan kepada tuan ataupun tuan hanya berniat untuk menambahbaik produktiviti pekerja tuan, ruang kerja digital mungkin boleh menjadi penyelesaiannya.
Tujuh Cara Bagaimana Ruang Kerja Digital Boleh Menambahbaik Produktiviti Pesukan Remote:
- Menambahbaik Komunikasi
- Menjimatkan Masa
- Akses Fleksibel Kepada Data
- Pusat Data
- Meningkatkan Penglibatan Kerja
- Penyediaan Sistem Keselamatan Maklumat
- Memenuhi Keperluan Pasukan Remote Tuan
1. Menambahbaik Komunikasi
Tanpa saluran komunikasi yang konsisten dan jelas, ahli pasukan tidak mungkin dapat berkolaborasi dengan berkesan. Komunikasi adalah faundasi kepada kepada segala projek. Ruang kerja digital dapat memastikan komunikasi berjalan dengan lancar yang juga menjadi salah satu faktor mengapa penggunaannya masih sangat relevan.
Alatan komunikasi pelbagai yang digabungkan dalam ruang kerja digital membolehkan informasi disebarkan kepada setiap ahli pasukan dengan lebih pantas. Semakin laju dan baik komunikasi itu, semakin tinggi produktiviti yang tuan boleh capai. Satu kajian daripada McKinsey Global Institute menunjukkan bahawa pekerja yang dihubungkan antara satu sama lain menunjukkan kenaikan dalam produktiviti sebanyak 20-25%.
Saluran perhubungan di antara ahli pasukan dapat membuka peluang untuk lebih berkenalan di antara satu sama lain, untuk berkolaborasi bersama individu di luar daripada pasukan mereka, untuk berkongsi idea dengan mudah dan untuk mendorong semangat berpasukan yang hebat. Satu lagi alatan tambahan bagi membantu pasukan untuk berhubung dengan lebih cepat dan mendorong kerjasama berpasukan walaupun dalam persekitaran remote adalah dengan mencuba salah satu daripada acara team building virtual.
2. Menjimatkan Masa
Kebolehan mengakses data daripada pelbagai alatan peranti dapat memberi perbezaan yang besar apabila sampai kepada isu tempoh tugasan dan pemprosesan data.
Masa yang dibazirkan dalam tugasan kerja yang sebenarnya boleh diautomasikan seperti pengulangan proses kerja dalam tugasan penyimpanan data dalam pelbagai saluran dapat mengurangkan produktiviti pasukan. Daripada mereka menggunakan tenaga dan kemahiran yang dimiliki ke dalam tugasan yang lebih penting, ahli pasukan terpaksa menghabiskan sebahagian waktu mereka dalam kerja-kerja bersifat ulangan. Inilah sebabnya mengapa ruang kerja digital menjadi pilihan terbaik untuk tuan.
Fondasol juga memperakui yang ruang kerja digital sangat membatu mereka dalam penjimatan masa dan menambahbaik produktiviti mereka. Mereka adalah sebuah firma perundingan dalam bidang kejuruteraan geoteknik yang mempunyai lebih 30 agensi di Perancis dan di luar negara dan menyimpan lebih daripada 520 kakitangan pekerja. Fondosol juga sahaja memperkenalkan satu aplikasi khas dan satu ratus dua puluh tablet untuk pasukan mereka yang di tempatkan di lapangan kerja remote. Tuan Hocine Akir, Ketua Jabatan Sumber Manusia di Fondasol berkongsikan bagaimana penggunaan teknologi aplikasi seperti ini telah memberi kesan dalam tugasan mereka.
“Pengenalan pada teknologi tablet menglupuskan tugasan seperti kemasukan data secara manual. Hasilnya adalah, kami menganggarkan penjimatan masa sebanyak empat hingga lima jam seminggu untuk satu juruteknik dan empat hingga lima hari sebulan untuk seorang setiausaha. Kami menyusun semula masa tersebut untuk kerja-kerja yang dapat memberi tambah nilai, seperti pemfokusan dalam bidang jualan.”
3. Akses Fleksibel Kepada Data
Dengan adanya ruang kerja digital, pasukan dapat mengakses maklumat pada bila-bila masa dan dimana sahaja mereka sedang berada. Bagaimanakah perkara ini memberi kesaan pada produktiviti? Fleksibiliti ini membolehkan mereka melengkapkan apabila produktiviti mereka sudah sampai kepada puncaknya. Setiap kali mereka menghasilkan idea yang hebat, mereka hanya perlu melihat semula kepada ruang kerja digital dan melakukan beberapa perubahan pada projek atau kemukakan idea mereka bersama ahli pasukan yang lain.
Hampir sebahagian besar pekerja (89%) berkongsi bahawa persekitaran kerja yang fleksibel adalah kunci motivasi kepada produktiviti mereka. Selain daripada produktiviti, fleksibiliti kerja juga dikaitkan dengan faktor pengekalan pekerja (employee retention) dan keseronokkan pekerja.
Tidak kira apa sahaja jenis latar belakang organisasi yang tuan sedang uruskan, penyediaan akses kepada ruang kerja digital pada bila-bila masa sahaja pasukan tuan perlukan dapat membawa kepada perubahan yang besar. Dalam beberapa aspek lain pula, pendigitalan ini memberikan kebebasan kepada pekerja dengan persekitaran kerja telah disesuaikan.
Ingat, budaya kerja dari rumah memaksa kita untuk menyesuaikan diri dalam satu dimensi yang baru, pekerja dan barisan pengurusan perlu pelajari cara gerak kerja yang mana berkesan dan cara gerak kerja yang mana tidak berkesan. Mengenal pasti gaya kerja/pengurusan remote tuan boleh menjadi lebih mudah dengan gabungan latihan dan pembangunan profesional, yang dapat dilakukan melalui virtual sahaja.
4. Pusat Data
Bayangkan senario ini: projek baru tuan memerlukan tuan untuk menggunapakai semula data lama dari projek yang lepas, jadi pekerja tuan pun terpaksa menyusun dan mengumpul semua segala maklumat yang sudahpun berselerak. Bukan sahaja tuan akan kehilangan masa yang banyak, malah kekecewaan dan keputusasaan yang dialami apabila tuan tidak berjaya temui atau akses maklumat yang diperlukan. Persekitaran ruang kerja digital pula terkecuali daripada permasalahan seperti ini.
Cofense, sebuah syarikat peneraju keselamatan global berkongsikan bagaimana ruang kerja digital telah membantu mereka dalam berkongsikan maklumat dengan pekerja mereka secara pantas dan mudah. “Menggunakan Workspace ONE, kami boleh kemas kini laptop yang sudah dilengkapi dengan semua ciri-ciri polisi keselamatan dalam masa kurang dari separuh hari sahaja. Ianya kemudian dapat dihantar semula kepada pekerja, yang mana mereka boleh mula menggunakannya seawal keesokan harinya.” ujar Mark Zigadlo, naib presiden IT Cofense.
Sementara segala data maklumat terkumpul dalam satu tempat sahaja, tuan boleh mengaksesnya dan gunakanya pada bila-bila masa sahaja yang tuan mahukan. Ahli pasukan boleh mengakses dan ingat kembali projek lepas atau menyemak semula beberapa kaedah penggunaan lama yang masih relevan.
Tuan juga boleh sediakan beberapa panduan untuk projek baru dan masukannya ke dalam ruang kerja digital untuk rujukan pekerja setiap masa. Gunakan perkhidmatan penulisan seperti TopEssayWriting untuk mewujudkan satu panduan yang menyeluruh. Baca maklum balas tentang TopEssayWriting untuk melihat testimoni daripada pelanggan lain mengenai servis bermutu tinggi yang mereka tawarkan. Pasukan tuan akan diberi panduan tentang pelupusan kerja lama mereka supaya tiada kekeliruan mengenai langkah-langlah yang diperlukan.
Semua pekerja dapat mengikuti perkembangan projek secara berterusan. Pusat data akan membantu ahli pasukan dalam menyiapkan tugasan mereka dengan lebih pantas yang secara tidak langsung menaikkan produktiviti mereka.
5. Meningkatkan Penglibatan Pekerja (Engagement)
Sudah tebukti bahawa penglibatan pekerja (employee engagement) yang tinggi secara langsung menyumbang pada peningkatan tahap produktiviti. Kajian telah membuktikan bahawa penglibatan pekerja yang tinggi menyumbang kenaikan tahap produktiviti sebanyak 21%.
Ruang kerja digital mengangkat hubungan interaksi ke satu tahap baru yang lebih tinggi. Ahli pasukan dapat memberi jawapan secara aktif kepada persoalan atau tugasan yang diberikan pengurus mereka. Komunikasi di antara pengurus dan pekerja bukan lagi bersifat satu hala sahaja.
Melalui bancian, survey, kajian dan forum yang ruang kerja digital boleh sediakan, penglibatan pasukan akan menjadi lebih menonjol. Mereka dapat merasakan bahawa pendapat mereka penting dan dihargai. Apabila pekerja sedar bahawa diri mereka telah dihargai, mereka akan menyumbang lebih usaha ke dalam projek tersebut.
Tahap penglibatan pekerja yang tinggi juga dapat diterjemahkan kepada kesungguhan pekerja untuk berusaha dengan lebih gigih. Tekanan kerja yang terkawal dan interaksi yang berterusan dapat menjadikan pekerjaan tersebut lebih menarik bukannya melemahkan. Apatah lagi keterikatan kerja yang tinggi mampu mendorong produktiviti.
Interaksi dan penglibatan juga membawa kepada kepuasaan dalam pekerjaan dan pengekalan pekerja. Pengekalan pekerja yang berbakat memberi kesan pada keseluruhan produktiviti dimana ianya merupakan faktor penting kepada kejayaan sesuatu organisasi.
6. Penyediaan Sistem Keselamatan Maklumat
Sekiranya mereka bekerja untuk satu jam, hari atau mungkin bermingu-minggu dan semua kerja yang disiapkan itu terpadam hanya kerana kesilapan komputer, ahli pasukan pasti akan merasa sangat kecewa. Katakanlah mereka sedang berkolaborasi dengan satu website penulisan online dalam sesuatu projek, dan mereka menggunakan segala belanjawan yang dikhaskan untuk bahagian itu dan melaburkan pula semua tenaga ke dalam projek tersebut yang kemudiannya hilang terpadam selama-lamanya. Bayangkan bagaimana situasi seperti itu dapat memberi kesan kepada produktiviti mereka. Pemacu asal bagi menyiapkan projek pun pasti sudah hilang.
Keyakinan bahawa bahan kerja mereka selamat tersimpan dalam ruang kerja digital dapat melepaskan sebahagian tekanan yang dipikul di atas bahu mereka. Pastikan pasukan tuan disediakan dengan persekitaran kerja yang selamat. Faktor keselamatan di ruang kerja digital adalah salah satu kaedah baru dimana semua ahli pasukan sudah mengiktiraf kepentingannya.
Cerner, sebuah syarikat penyedia teknologi terkemuka berkaitan penjagaan kesihatan, memanfaatan ruang kerja digital untuk membina faundasi keselamatan digital yang paling selamat untuk pekerja mereka. Dengan menggunakan VMware NSX Data Center mereka dapat melindungi bahan-bahan kerja individu tidak kira dimanapun mereka sedang berada asalkan mereka masih berada dalam network tersebut. Ini adalah solusi mereka kepada isu jurang keselamatan yang sedang membangkitkan kebimbangan dalam kalangan pengurusan dan pekerja mereka.
7. Memenuhi Keperluan Ahli Pasukan
Pendorong kepada produktiviti bergantung pada individu itu sendiri. Bukan semua orang dapat memberi respon pada kaedah motivasi yang sama. Sesetengah daripada mereka menjadi individu paling produktif apabila mereka diberikan masa kerja yang fleksibel, yang lain pula menjadi lebih bertenaga dengan cara berkomunikasi dengan orang lain pada bila-bila masa yang mereka perlukan dan ada juga sebahagian dari mereka yang mendapati faktor engagement menjadi pendorong utama mereka kepada produktiviti. Tuan mesti mengekalkan budaya kerja di tempat kerja meskipun dalam persekitaran virtual, pengenalan kepada program team building dapat memastikan momentum pasukan mampu untuk terus berjalan.
Sebenarnya adalah, Tuan tidak dapat menduga dengan tepat apa yang menjadi pendorong produktiviti untuk setiap pekerja tuan, namun begitu, tuan masih boleh sediakan mereka dengan beberapa jalan penyelesaian. Ruang kerja digital dapat menyediakan tuan segenap aspek yang memberi kesan pada produktiviti pasukan. Dengan cara ini, tuan boleh menjadi lebih yakin yang tuan telah berusaha dengan terbaik dalam memenuhi keperluan mereka.
Apabila tuan meletakkan usaha yang terbaik dalam kerja penyesuaian persekitaran kerja untuk pekerja, usaha tersebut sudah pasti akan membuahkan hasil. Ambil contoh Microsoft, mereka sentiasa mendahului keperluan individu dalam organisasi yang akhirnya berjaya menaikkan produktiviti individu daripada 37% kepada 81%. Ruang kerja digital adalah alatan yang dapat digunakan tuan bagi membolehkan semua ahli pasukan berkerja dalam persekitaran yang memenuhi keperluan semua orang.
Tahap fleksibiliti dan interaksi yang tinggi dalam persekitaran ruang kerja digital dapat menaikkan populariti mereka dalam kalangan organisasi. Cabar mindset pasukan terutamanya mereka yang lebih gemar kaedah tradisional dan beri peluang pada mereka untuk melihat bagaimana teknologi dapat menambahbaik produktiviti mereka. Ruang kerja digital dapat membawa perubahan dalam pasukan tuan dan akan menyelarikan dan menambahbaik amalan kerja tuan. Setelah ahli pasukan menyedari bagaimana ruang kerja digital dapat memberi impak pada produktiviti mereka, percayalah mereka tidak mampu membayangkan satu hari pun tanpanya.
Kami di Lagoona Resort Cherating sentiasa bersedia untuk membantu pasukan remote tuan dan menaikkan keterikatan kerja (engagement) dan produktiviti mereka pada masa yang sama, mejadikan mereka rasa masih kekal berhubung walaupun hanya berada di rumah. Hubungi kami hari ini!
