Tuan mungkin pernah mendengar ungkapan seperti “don’t work hard but work smart”. Ungkapan ini sememangnya mengingatkan kita bahawa khususnya dalam persekitaran pejabat, kejayaan pasukan yang kita sedang usahakan tidak semestinya ditentukan oleh berapa banyak masa yang kita telah laburkan. Malah, sesebuah kejayaan tersebut ditentukan oleh keberkesanan kita dalam memanfaatkan masa tersebut. Kira perlu belajar bagaimana untuk melakukan pekerjaan dengan lebih berkesan supaya kita dapat menambahbaik produktiviti di tempat kerja.
Jadi apa yang kita perlu lakukan?
Mari kita rungkaikan topik berkenaan produktiviti ini kepada tiga bahagian: Organisasi, Fokus dan Motivasi.
Organisasi
Memperbaharui sikap organisasi tuan adalah langkah terbaik dalam menambahbaik produktiviti syarikat tuan. Tambahan pula, menyelesaikan sesuatu perkara pastinya lebih mencabar sekiranya tuan tidak berapa pasti apa yang tuan sedang usahakan. Berita baiknya adalah, terdapat pelbagai alatan yang dapat membantu tuan untuk memulakan langkah pertama dengan lebih tersusun. Setiap orang mempunyai kaedah gerak kerja yang berbeza begitu juga terdapat pelbagai alatan kerja yang boleh dimanfaatkan yang setiap satunya mempunyai fungsi tersendiri yang dapat disesuaikan kepada semua jenis pekerjaan.
Adakah tuan merupakan individu yang bertangungjawab dalam memantau setiap senarai tugasan yang dikeluarkan? Semak alatan kerja seperti Trello dan manfaatkannya untuk diri sendiri dan pasukan tuan. Beralih kepada penyimpanan bahan data maklumat secara online melalui sistem pengesanan lokasi yang berpusat sebenarnya dapat mengurangkan kecuaian individu seperti kesilapan tercicir senarai nota tugasan. Andaikata tuan merupakan individu yang ditugaskan untuk melakukan senarai catatan, menyimpan aplikasi seperti Evernote atau Microsoft OneNote dalam sistem teknologi tuan dapat memudahkan tuan untuk menulis nota mengenai penilaian tuan tanpa perlu lagi risau tentang kecuaian seperti tercicir nota kemudian hari. Memperkenalkan alatan pengurusan projek seperti Azendoo dalam pasukan dapat mendorong kolaborasi dan pengurusan gerak kerja yang lebih mudah dan cepat.
Apa juga gaya gerak kerja yang tuan sudah selesa dan biasakan diri, pengunaan alatan teknologi seperti website dan sistem aplikasi dapat memudahkan tuan dalam memantau tugasan tuan dalam masa yang sama membantu tuan dalam membayangkan tugasan-tugasan yang tuan perlu siapkan.
Fokus
Cabaran terbesar dalam pengurusan kerja adalah keupayaan tuan untuk kekal fokus dengan mengabaikan pekara-perkara yang dapat mengganggu fikiran tuan. Samada gangguan yang bermaksud ini berpunca daripada individu sepeti rakan sekerja yang tidak berhenti bercakap, ataupun gangguan yang berpunca semasa meluangkan masa di platform online seperti media sosial. Abaikan perkara-perkara yang menghalang tuan daripada menjalankan tanggungjawab tuan.
Walaupun terdapat beberapa kajian yang dijalankan oleh University of California yang merumuskan bahawa kekerapan melayari media sosial sebenarnya dapat meningkatkan produktiviti, namun sebenarnya ianya lebih mudah bagi kita untuk terperangkap dalam gangguan persekitaran Facebook. Manfaatkan alatan seperti SelfControl, yang dapat membantu tuan menahan diri daripada mendapatkan akses kepada beberapa laman website tertentu selama beberapa jam. Kunci diri sendiri daripada melayari laman media sosial selama satu jam, dan manfaatkan masa tersebut supaya dapat menenangkan fikiran daripada kesan gangguan di media sosial.
Kajian juga membuktikan bahawa mengambil langkah proaktif dalam penjagaan diri sendiri dapat menambahbaik ketajaman fokus tuan. Sekali-sekala pastikan tuan berdiri dan membuat rengangan badan, minum air masak yang secukupnya, menjaga pemakanan dan pegambilan makanan ringan yang bertenaga dapat membantu tuan untuk kekal sihat.
Motivasi
Semangat motivasi yang tinggi adalah bahagian yang paling mencabar bagi menjamin produktiviti tuan. Malah individu yang paling dedikasi dan bersemangat sekalipun akan menghadapi hari dimana mereka akan berhadapan dengan faktor luaran yang dapat melemahkan semangat motivasi mereka. Wujudakan satu sistem imbuhan untuk diri sendiri, dimana tuan sendiri dapat menyantuni diri tuan sebagai penghargaan atas kejayaan cemerlang tuan selepas berjaya melengkapkan tugasan. Bentuk penghargaan yang dimaksudkan ini boleh dilakukan dalam berbagai cara samada seperti meluangkan masa di media sosial, senaman jalan yang ringkas, ataupun sebungkus gula coklat. Cari kaedah yang berkesan bagi tuan supaya tuan dapat mendorong diri sendiri ketika menghadapi cabaran besar yang dapat melemahkan motivasi tuan.
Antara kaedah yang lain yang dapat mendorong semangat motivasi dalam kalangan ahli pasukan adalah melalui pertandingan yang bersifat persahabatan, program cabar produktiviti anda ini dapat memberi peluang pada tuan dan rakan sekerja tuan untuk bersaing dalam merebut hadiah utama, dalam masa yang sama mendorong prestasi kerja di dalam persekitaran pejabat. Aktiviti program sebegini dapat membantu pasukan tuan dalam usaha membangunkan organisasi yang lebih mampan disamping menggalakkan perubahan sikap kepada yang lebih baik.
