Samada keseluruhan pasukan tuan berkerjasama dibawah satu bumbung atau dibahagian berasingan melalui cawangan pejabat tuan perlu bekerjasama untuk mencapai matlamat bersama. Daripada persidangan mesyuarat melalui talian hinggalah kepada agenda e-mel, ia boleh sangat mencabar untuk mendorong kerjasama pasukan yang efektif.
Jangan rasa takut! Kami disini sedia membantu. Mula manfaatkan alat yang disenaraikan mengikut susunan setiap topik di bawah dan pasukan tuan akan mula bekerjasama tidak seperti sebelumnya.
1. Platform Keterikatan Pekerja (Employee Engagement): Officevibe
Ini mungkin seperti permulaan yang agak ganjil, namun begitu pekerja yang mempunyai keterikatan (engaged) adalah yang paling berusaha gigih. Pekerja memerlukan hubungan intrinsik dengan pekerjaan mereka dan syarikat mereka. Mereka mahu bekerjasama.
Officevibe bertujuan untuk menambahbaik budaya syarikat dengan mencipta persekitaran yang seronok dan produktif. Platform ini fokus pada pekerja sebagai individu, memberi ruang pada mereka untuk membina kekuatan mereka dan berusaha dala aspek kehidupan mereka yang akan menambahbaik kerjaya mereka.
Officevibe menyuburkan persaingan persahabatan dalam masa yang sama sebagai tunjang asas pada pasukan tuan untuk berhubung antara satu sama lain sebagai seorang manusia. Perhubungan kemanusian ini bantu mendorong pasukan kerja yang efektif setiap hari.
2. Perbualan
Sebahagian komunikasi dalaman tidak hanya bergantung pada e-mel. Budaya kami maju jauh daripada pangilan telefon walaubagaimanapun pasukan tuan mungkin masih memerlukan rekod komunikasi yang tidak mudah dijejaki melalui telefon.
Banyak syarikat yang elak mengunakan program perbualan dalaman yang dibimbangi disalahgunakan oleh pekerja dan membuang masa di waktu pejabat. Walaubagaimanapun jika dimanfaatkan dengan betul, sistem komunikasi dalaman membolehkan pekerja berkongsi maklumat secara efektif dengan meminimakan gangguan pada persekitaran kerja.
Tuan tidak perlu mengeluarkan perbelanjaan besar untuk perlaksanaan komunikasi. Tuan boleh mengunakan alat seperti Google Chat atau AIM (yang diintegerasikan dengan pelbagai platform DAN boleh digunapakai mengunakan telefon tuan) yang percuma, melainkan jika syarikat tuan mempunyai kebimbangan keselamatan yang ketara. Jika itulah kesnya, rujuk dengan seseorang dalam bidang IT.
3. Perkongsian Kalender (melalui “Cloud”)
Jika tuan mempunyai sebuah pasukan yang sangat sibuk (kami faham), maka terdapat banyak waktu yang panjang dan jadual yang padat untuk menyesuaikan diri. Terlupa kewajipan bersama pelanggan atau rakan kongsi boleh menjejaskan bisnes. Terlepas mesyuarat dalaman dapat membantutkan kerja berpasukan.
Semua orang dalam pasukan tuan sedang berusaha untuk menangani beban kerja yang signifikan. Kekerapan telepas dan menjadualkan semula mesyuarat boleh mencacatkan aliran gerak kerja bagi individu dan seluruh pasukan. Perkongsian kalender dapat membantu semua orang berada dalam peranan yang betul tanpa berantakan kalender peribadi.
Kalender online atau maya (virtual) mempunyai beberapa manfaat tambahan. Perkongsian kalender sangat berguna apabila bekerja dengan pasukan yang memerlukan ahli pasukannya sentiasa bergerak dan tidak setempat, mempunyai projek yang bersangkutan dengan projek lain atau merancang initiatif bersiri seperti pemeran perdagangan.
4. Alat Pengurusan Projek Maya ( Virtual )
Alat pengurusan projek seperti Trello – mudah alih, mesra pelanggan DAN mudah untuk digunakan– dicipta untuk matlamat utama memprosikan pasukan kerja yang efektif. Walaubagaimanapun, melainkan jika tuan mempunyai kepakaran dalaman yang lebih cenderung kepada alat yang kompleks (dan memastikan pasukan tuan dilatih), pastikan ia mudah untuk digunakan.
Jika tuan memilih alat yang terlalu kompleks dan/atau tuan merancang untuk mencuba beberapa platform yang berbeza, pasukan tuan akan lebih mudah berpecah dan rancangan keseluruhan tuan akan memakan diri. Sangat tidak menyeronokkan bukan?
5. Brainstorming Maya ( Virtual) & Alat Kolaborasi
Andai kata keseluruhan pasukan tuan berkerja dibawah satu bumbung yang sama, pelanggan tuan biasanya berjauhan dan berpecah. Alat brainstorming dan kolaborasi maya ( virtual ) membolehkan manusia untuk berkerja secara “real-time” dalam projek yang sedang berjalan. Rantaian e-mel akan sentiasa mempunyai tempat dalam dunia bisnes, namun ia bukanlah alat yang efektif untuk berkolaborasi.
Andai kata tuan merupakan seorang yang kurang visual, platform seperti Basecamp dan Wiggio merupakan pilihan alat kolaborasi online yang efektif. Beberapa kajian mencadangkan bahawa orang akan menjadi lebih keterikatan (engaged) dalam membuat keputusan yang berisiko melalui perbincangan online berbanding perjumpaan secara berdepan. Walaubagaimanapun, kolaborasi online juga lebih mudah untuk melakukan penilaian. Dengan mengurangkan risiko, pasukan tuan dapat membangunkan idea yang lebih kreatif. Akhirnya, orang dapat menilai perbincangan secara online sebelum membuat keputusan kritikal.
6. Virtual Drives
Pada masa projek tuan sedang berjalan, tuan memerlukan tempat untuk penyimpanan data. Tedapat rekod, laporan, mock up terakhir, bahan pemasaran, senarai harga dan banyak lagi bahan umum untuk disimpan.
Manfaat pemacu maya ( virtual drives) (dan semua alat maya) merentas jauh dengan memberikan akses kepada pekerja, vendor dan pelangan yang berjauhan
- Setiap jabatan dapat menghantar maklumat kepada satu pusat sistem penyimpanan data.
- Pasukan projek lebih mudah diuruskan.
- Ruang maya dapat mengurangkan pengunaan ruanggan fisikal.
- Kadang kala mengurangkan kos menjalankan bisnes.
Apabila memilih alatan visual, pastikan selari dengan garis masa tuan. Jika projek tuan cenderung untuk telibat dalam perancangan jangka masa panjang atau brainstorming, pastikan alat yang tuan gunakan akan kekal berada dalam pasaran untuk tempoh yang diyakini. Jika tuan berusaha untuk mencuba sesuatu yang baru di pasaran, simpan rekod tuan lebih kerap. Tuan tidak mahu kehilangan semua kerja tuan sekiranya platform yang digunakan henti berfungsi.
Apabila tuan memilih alat maya yang betul untuk pasukan tuan, pastikan semua orang mula mengunakannya– samada pekerja yang kerja jarak jauh atau kerja sebumbung! Walaupun tuan mungkin tidak mempunyai pasukan maya, alat ini akan mengatasi masalah disebabkan faktor cuaca, cuti sakit, dan jarak perjalanan daripada menjadi penghalang semangat kolaborasi. Apabila pasukan tuan sedang melengkapkan tugasan, mereka sentiasa dapat akses kepada informasi yang mereka perlukan.
Masih ada beberapa halangan yang syarikat perlu atasi jika mereka mahu promosikan kerjasama pasukan yang efektif dalam platform maya. Setelah pasukan tuan mengaplikasikan alat baru ini, kaedah bagaimana pekerja berhubung cara fisikal/berdepan dan bagaimana mereka berkerja secara online mungkin tidak sejajar setiap masa. Salah satu faktor terjadinya ini adalah kepercayaan.
7. Team Building
Daripada latihan DIY kepada acara korporat yang professional, program team building yang mengabungan permainan dan fasiliti kerja adalah pasukan kerja yang paling efektif di tempat kerja. Melalui hubungan yang kukuh, pasukan akan menjadi lebih produktif– kepercayaan tidak lagi menjadi isu besar.
Enam puluh lima peratus pasukan kerja maya melaporkan mereka tidak pernah terlibat dalam sesi team building. Meskipun laporan menunjukkan bahawa pasukan maya yang terlibat dalam latihan team building maya ( virtual ) kenaikan yang signifikan dalam kepimpinan, membuat keputusan dan prestasi pasukan.
Pilih program dan latihan yang bersesuaian dengan budaya syarikat tuan. Penglibatan adalah kuncinya,
