Amalan Terbaik Dalam Pengurusan Pekerja Remote | Team Building

Team Building Malaysia @ Cherating Lagoona Villa Resort

6 Kesilapan Biasa Dalam Pengurusan Sumber Manusia (dan bagaimana untuk memperbetulkannya)

Menguruskan pasukan ada seninya yang tersendiri. Campakkan tekanan dan cabaran tambahan ketika ahli pasukan tuan sedang bergolak dan terpecah di setiap bandar, negeri bahkan dunia sekalipun, ianya memerlukan kematangan yang paling tinggi bagi menanganinya… khususnya bagi pengurus yang tidak pernah menghadapi pengalaman sebegini dan menjadi seakan hilang arah kesan daripada tekanan krisis global yang dihadapi.

Desakan Keperluan Persekitaran Kerja Secara Remote

Bekerja secara remote tidak pernah dibayangkan sehinggalah lewat tahun 1970-an. Malah tidak pernah dibicarakan sebelum daripadanya sehinggalah pada tahun 1973 barulah idea ini diketengahkan. Seorang bekas jurutura NASA, Jack Nilles menulis satu buka yang berjudul ‘The Telecommunications-Transportation Tradeoff’, bagi memperkenalkan idea ini kepada dunia yang sudah terbiasa dengan persekitaran waktu kerja 5-hari, 40 jam semingu seperti yang diamalkan syarikat Ford Motor pada sekitar tahun 1920-an, dan pejabat berbentuk cubicle yang mula diperkenalkan pada tahun 1960-an hasil daripada ilham seorang ahli pengkaji, Robert Propst.

Lebih-lebih lagi, sejak beberapa tahun kebelakangan ini, selari dengan perkembangan dunia teknologi yang pesat seperti penggunaan aplikasi teknologi simpanan data seperti cloud, yang membolehkan kita mendapat ekses maklumat dimana sahaja kita berada, bila-bila masa, secara tidak langsung mempercepatkan lagi keperluan bekerja secara remote yang bakal menjadi satu amalan kelaziman yang baru. Sebahagian besar organisasi telah mula menubuhkan pasukan remote mereka dan mengkaji keberkesanannya, namun begitu, masih ramai daripada kita yang tidak mempunyai masa lagi untuk berbahas mengenainya; justeru itu marilah kita berbincang topik pekerjaan secara remote ini dengan lebih mendalam.

Kita pada masa ini sedang menghadapi ujian pandemik global. Dan sementara kita tidak dapat meramal dengan pasti apa yang akan berlaku kehadapan, apa yang kita pasti adalah persekitaran kerja secara remote bakal mengalami perubahan selama-lamanya. Kita akan mendapati bisnes-bisnes di serata dunia, sama ada mereka bersedia atau tidak bersedia, tidak mempunyai pilihan lain selain daripada menggalakkan pekerja untuk bekerja dari rumah selari dengan panduan jarak sosial yang dikeluarkan kerajaan, oleh itu sudah tiba masanya untuk memilih jalan pistas untuk memahami persekitaran kerja secara remote dengan lebih pantas. Sekarang adalah masanya untuk perbincangan dengan lebih menyeluruh diluar kerangka pemahaman asas dengan mengkaji dengan lebih mendalam bukan sahaja untuk memulakan sebuah pasukan remote, malah apa yang lebih penting, membina sebuah pasukan remote yang berdaya saing yang benar-benar mampu menghasilkan pencapaian yang luar biasa.

Memperkenalkan Cabarannya

Ujian Novel Coronavirus (COVID-19) telah memaksa sebahagian besar bisnes untuk mengambil jalan pintas untuk menubuhkan satu polisi tentang amalan kerja secara remote yang berkesan bagi menjamin keselamatan pekerja mereka. Ini bermakna sebahagian besar barisan pengurusan dan ketua-ketua pasukan mendapati bahawa mereka sedang berhadapan dengan suatu cabaran gaya pengurusan secara remote yang baru sebelum mereka benar-benar bersedia. Dalam artikel ini, kami akan menerangkan beberapa isu yang sering dihadapi semasa menguruskan pasukan remote dan memberikan beberapa amalan pengurusan pakerja remote yang terbaik yang dapat dimanfaatkan dalam menangani isu cabaran semasa hari ini.

Secara kesimpulannya, kesilapan terbesar yang sering dilakukan pengurus ketika menguruskan pekerja remote adalah:

  1. Mengharapkan peralihan yang terus lancar
  2. Penggunaan alatan kerja yang tidak sesuai
  3. Salah faham mengenai team building
  4. Anggapan bahawa semua orang sudah patut tahu semua perkara
  5. Belari sebelum mampu berjalan
  6. Mengabaikan matlamat profesional

Kesilapan tetap akan berlaku, teruskan berjuang sambil cari jalan penyelesaiannya

#1 Mengharapkan Peralihan Yang Terus Lancar

Mari kita berfikir secara realistik. Peralihan budaya persekitaran di tempat kerja memerlukan masa untuk diadaptasikan dan transformasi persekitaran kerja daripada pengurusan setempat kepada pengurusan kerja secara remote bukanlah sesuatu yang mudah. Janganlah berharap bahawa transisi seperti akan menjadi lancar dan sempurna. Sebaliknya, anggap pendekatan seperti ini merupakan: satu cabaran gerak kerja yang baru bagi pekerja tuan, Apabila memperkenalkan pekerja baru kepada persekitaran tempat kerja, tuan tidak berharap mereka terus tahu bagaimana untuk membawa diri terutamanya dalam budaya kerja secara remote ini, bukan? Sudah tentu tidak. Inilah mengapa banyak organisasi sedang mengutamakan pembangunan proses onboarding yang berkesan.

Amalan Terbaik Pengurusan Pekerjaan Remote - Team Building Malaysia

Program onboarding merupakan teknik yang pengurus dapat aplikasikan bagi membantu pekerja remote untuk berubah dan menyesuaikan diri mereka kepada budaya persekitaran kerja yang baru. Walaupun proses yang sebenar mungkin agak mencabar untuk semua jenis persekitaran bisnes, dan mungkin juga untuk semua jenis gaya pasukan, latihan onboarding ini boleh diadaptasikan melalui pembentangan secara online, kursus latihan, dan konten yang interaktif dalam menyediakan tapak kerja yang baru bagi pekerja remote dan membantu pekerja memahami apa yang diharapkan daripada mereka dalam persekitaran budaya kerja yang baru ini.  Salah satu idea yang menarik baik adalah dengan berkejasama bersama pengurus yang lain bagi mewujudkan satu pangkalan maklumat yang mudah untuk dicari dimana semua pekerja boleh mendapatkan maklumat yang mereka perlukan dalam memastikan proses peralihan tersebut berjalan dengan lancar.

Sementara kebanyakkan bisnes mungkin tidak meracang untuk mengambil pekerja baru dalam masa yang terdekat, sangat berbaloi untuk difikirkan bagaimana program onboarding yang melibatkan pekerja semasa tuan dapat menjadi contoh latihan yang berguna untuk program onboarding pekerja remote baru yang akan datang. Pada masa organisasi sedang mula menghayati manfaat bekerja secara remote, kita mungkin dapat meramalkan bahawa pasukan virtual akan menjadi satu kelaziman yang baru walaupun selepas polisi jarak sosial dilonggarkan. Dengan memahami keperluan pasukan tuan pada masa ini dan mencari jalan yang terbaik dalam membimbing mereka, ianya lebih mudah untuk membawa masuk sahaja pekerja remote yang baru ke dalam program onboarding sejak hari pertama mereka memulakan tugas hilanggalah mereka sudah terbiasa dengan persekitaran baru tersebut.

#2 Penggunaan Alatan Kerja Yang Tidak Sesuai

Lakukan pencarian Google tentang kesilapan semasa menguruskan pasukan remote dan tuan akan mendapati bahawa salah satu kesilapan terbesar adalah tidak mengaplikasikan alatan penjejak masa bagi merekod jumlah jam bekerja. Namun tuan sudah tentu sudah maklum tentang perkara ini. Tuan sudah tentu lebih faham tentang perkara ini. Oleh itu, mari kami kupas masalah lain yang mungkin terkait rapat dan sebenarnya lebih penting untuk diambil perhatian: penggunaan alatan penjejak masa yang tidak sesuai. Inilah masalah sebenarnya. Kelemahan yang terdapat pada kebanyakkan alatan penjejak masa adalah kemampuannya untuk berfungsi dengan baik melebihi daripada jumlah jam waktu bekerja yang lazim; kebanyakkan fungsi-fungsi alatan ini tidak dapat disesuaikan dalam memberi penyelesaian kepada beberapa isu tertentu seperti tempoh masa yang diperlukan bagi proses persiapan dan penghantaran tugasan yang telah disiapkan, persekitaran mesyuarat secara remote yang berbeza daripada perjumpaan meja bulat yang yang biasa, undang-undang  tempoh masa bekerja yang berkaitan, dan isu-isu lain yang tidak berapa fleksibel meskipun berlaku dalam persekitaran budaya kerja yang dianggap fleksible.

Meskipun tuan sudah terangkan dengan jelas apa yang diharapkan daripada pekerja remote baru tuan sepanjang proses program onboarding tersebut, kita tetap tidak dapat mengelak daripada realiti bahawa terdapat beberapa jenis-jenis gangguan dari rumah yang tidak berlaku di dalam persekitaran kerja di pejabat. Kejadian seperti gangguan daripada petugas penghantar barang di hadapan pintu rumah tuan, atau bekas tompok air kencing kucing yang ditinggalkan di ruang sofa tetamu, atau mungkin juga seseorang yang tidak dikenali sedang mencuba untuk memasuki rumah tuan melalui tingkap terbuka. Walauapapun keadaannya, ianya pasti akan berlaku. Sistem alatan penjejak masa yang standard tidak mempunyai keupayaan dalam mengambil kira faktor-faktor fleksibel sebegini, jadi sangat penting disini untuk mengenal pasti alatan yang manakah yang mudah dan bersesuaian untuk digunakan dalam persekitaran kerja secara remote; sebuah jam masa  yang memudahkan kerja-kerja merekod jumlah jam bekerja yang sebenar.

Terdapat pelbagai jenis alatan kerja di luar sana yang dapat memenuhi keperluan tuan, namun terdapat beberapa ciri-ciri yang perlu di ambil penekanan memasa melakukan pemilihan seperti kesesuaikan alatan tersebut dengan pelbagai platform software seperti kaedah pengesahan seperti GPS atau bukti lokasi visual dan keupayaan memindahkan senarai rokod masa secara langsung ke dalam sistem software payroll. Matlamat tuan bukanlah memastikan Tuan Ali contohnya sentiasa berada online 9-5. Apa yang lebih penting adalah memastikan sasaran dan target yang diberikan pada Tuan Ali itu sedang dicapai, bahawa beliau sedang memenuhi tangungjawab kontrak beliau, dan mungkin apa yang lebih penting bahawa beliau telah diberi masa rehat yang wajar bagi memastikan tuan telah mematuhi undang-undang buruh yang berkaitan.

#3 Salah Faham Mengenai Team Building

Terdapat salah faham umum bahawa team building hanya boleh diaplikasikan dalam persekitaran kerja secara fisikal sahaja; mereka yang mempunyai tanggapan salah bahawa program team building hanya dapat dilakukan sekiranya mereka berada dalam satu bilik yang sama, namun begitu ini bukanlah satu pemahaman yang tepat. Semua pemimpin akan mula memyedari bahawa apabila ketika mereka mula belajar untuk menguruskan pasukan remote, hubungan yang positif antara semua pihak amatlah penting walaupun pekerja mereka hanyalah bekerja daripada rumah. Dengan memanfaatkan perisian komputer yang dapat mendorong kolaborasi pasukan, tuan lebih mudah untuk memastikan pekerja tuan mempunyai akses kepada saluran komunikasi bagi memudahkan mereka untuk mengubungi tuan dan pasukan kerja mereka dalam mewujudkan persekitaran kerja yang lebih mesra dan saling bantu membantu di antara satu sama lain.

Perkara ini sangat penting kerana dua sebab. Sebab pertamanya adalah, mari kita pertimbangkan faktor dari sudut hubungan pekerja bersama tuan, dimana tuan merupakan individu yang bertanggungjawab dalam menguruskan mereka. Memanfaatkan alatan teknologi dan perisian komputer dapat membina hubungan yang lebih kuat dalam memacu perkembangan kerjaya profesional kedua-dua belah pihak. Pekerja tuan tidak semestinya perlu menyukai tuan, namun mereka perlu merasa selesa untuk berkongsi pandangan mereka dan merasa yakin bahawa tuan akan bersama merekaa ketika mereka memerlukan sokongan daripada pihak tuan. Melalui pelaburan masa yang berterusan dalam membina hubungan sebegini, tuan akan dapat membuka banyak pintu-pintu solusi bagi merangka langkah atau tindakan yang perlu diambil sebelum daripada masalah tersebut terjadi atau berulang, meningkatkan penerimaan maklum balas dan membina hubungan yang lebih mampan diantara pekerja dan syarikat yang secara tidak langsung dapat mewujudkan semangat kesetiaan melalui jangka masa yang panjang.

Dari segi faktor hubungan diantara pekerja dan rakan sekerja mereka yang lain, penting untuk kita menyedari bahawa sejak beberapa tahun kebelakangan ini, sebahagian besar organisasi d luar sana sedang mngambil langkah proaktif dengan mengeluarkan pelaburan besar bagi mewujudkan persekitaran kerja yang lebih mesra dan kerjasama. Malah, zaman dimana keadaan persekitaran kerja dalam susunan cubicle juga semakin hari semakin terhakis. Apa yang kita dapat lihat berlaku pada hari ini adalah beberapa syarikat di luar sana sudah mula membangunkan persekitaran kerja mereka yang lebih santai, lebih menggalakkan, lebih terbuka dan lebih memfokuskan kepada kesejahteraan semua pihak. Kejutan budaya kerja secara drastic daripada persekitara lama dapat memberi kesan yang sangat ketara, jadi aplikasi alatan teknologi komunikasi pada hari ini bukan lagi digunakan semata-mata untuk perkembangan kerjaya profesional, tetapi untuk mewujudkan persekitaran sistem sokongan yang lebih mampan, terutama sekali pada waktu-waktu yang sangat diperlukan. Bangunkan semula hubungan pasukan dengan meluangkan masa untuk aktiviti team building, seperti Virtual Jeopardy.

#4 Beranggapan Bahawa Semua Orang Sudah Patut Tahu Tentang Semua Perkara

Baiklah, jadi tuan baru sahaja memikirkan satu proses onboarding yang baru dan tuan mahu memastikan bahawa segala dokumen penting yang berkaitan sudah tersiap tersedia untuk pasukan tuan. Bagus. Tuan juga telah meluangkan sebahagian masa untuk menyemak alatan penjejak masa dan sistem aplikasi yang dapat membantu kolaborasi, dan semua orang juga sudah diminta untuk membiasakan diri mereka dengannya. Sangat bagus. Tuan sudah melakukan semuanya dengan betul, oleh itu pasukan tuan sudah semestinya dapat memahami apa yang sedang berlaku, bukan? Salah. Jangan cepat beraggapan bahawa pekerja tuan akan terus menjadi mahir dalam semua perkara; jangan biarkan mereka bersendiri untuk sentiasa peka tentang perkembangan berita bisnes terkini, atau membiarkan mereka mencari sendiri sendiri apakah matlamat syarikat terkini. Semuanya bergantung pada tuan untuk membantu mereka untuk memahami gambaran sebenar dari perspektif yang lebih meluas.

Sentiasa peka bahawa perkembangan teknologi komunikasi yang semakin hari semakin canggih ini tetap mempunyai limitasinya bergantung kepada konteks dan keadaan tertentu. Masih lagi terdapat beberapa cabaran dalaman yang akan di hadapi di antara persekitaran kerja di rumah dengan bisnes itu sendiri, seperti kaedah saluran komunikasi pertengahan yang tidak banyak perbezaannya dengan surat-surat yang diposkan ke pintu surat rumah. Di dalam persekitaran kerja secara remote, pekerja hanya belajar apa yang tuan memintanya untuk belajar. Keadaan ini berbeza seperti di dalam persekitaran pejabat dimana maklumat informasi dapat diserap dengan lebih semula jadi. Sama ada dengan memerhatikan isyarat badan pelanggan atau dengan memasang telinga ketika di ruang dapur pejabat, pekerja akan mendapat bayangan dengan lebih mudah tentanf apa yang berlaku disekelilingnya. Tidak sama seperti persekitaran kerja secara keseorangan di rumah.

Ketelusan adalah elemen yang sangat penting. Adalah menjadi keutamaan dalam  memastikan pekerja sentiasa dapat kekal berhubungan bersama syarikat dan pihak pengurusan pula mudah untuk melakukan penilaian bagaimana setiap individu dan kombinasi kerjasama dapat menyumbang secara langsung kepada prestasi bisnes. Walaubagaimanpun, terdapat satu garis pemisah di antara keduanya. Ketelusan tidak bermaksud tuan perlu mendedahkan semua maklumat sensitif di dalam Google Drive tuan untuk tantapan semua orang yang tiada kaitan secara langsung dengan maklumat itu. Maksud yang sebenar adalah tuan perlu memastikan bahawa pasukan tuan mendapat maklum balas berterusan tentang pencapaian bisnes, kegagalan, dan perubahan yang diambil mengenai pelanggan, projek atau operasi secara am. Ianya dapat membantu mereka dalam memahami bagaimana sumbangan mereka sedang memberi impak pada skala yang lebih besar pada masa-masa tertentu yang mereka sendiri mungkin tidak menyedarinya.

#5 Gopoh Mahu Berlari Sebelum Mampu Berjalan

Pada waktu tertentu khususnya masa kini apabila hampir kesemua bisnes sedang cuba menyesuaikan diri bagi memastikan kelangsungan servis mereka meskipun tanpa sebarang kepastian, ianya merupakan cabaran yang terbesar kepada barisan pengurusan untuk terus perjuangan walaupun dalam keadaan bertahan. Dalam keadaan yang memerlukan tindakan yang mendesak pada hari ini, tuan mungkin mengambil sikap tergopoh-gapah dengan mengambil keputusan untuk terus terjun dalam gaya pengurusan pasukan remote dengan mengambil pendekatan tau teknik gaya kompleks tanpa peracangan rapi yang sewajarnya seumpama hendak belajar belari sebelum mampu berjalan. Realitinya adalah terdapat perbezaan yang ketara di antara menguruskan pasukan secara berhadapan berbanding menguruskan pasukan yang mungkin terpecah di serata tempat dengan zon masa yang berbeza. Daripada kita berusaha untuk mempertahankan gerak kerja kita yang lama, lebih baik kita cuba mencari jalan penyelesaian kepada isu-isu yang berbangkit, meminta nasihat dan bantuan dan mengenal pasti kaedah baru dalam mencapai kejayaan.

Amalan Terbaik Pengurusan Pekerjaan Remote - Team Building Malaysia

Sebagai seorang pengurus, kita mestilah mampu untuk memimpin sambil menunjukkan contoh yang baik. Bagaimana tuan mahu menunjukkan contoh yang baik kepada pasukan tuan sekiranya tuan sendiri rasa seperti hilang arah? Tidak ada apa yang hendak dimalukan sebenarnya, pada masa yang sama usahakan peluang baru yang dapat membantu tuan menambahbaik kemahiran tuan memimpin dan membantu tuan dalam menangani cabaran-cabaran unik semasa memimpin pasukan remote tuan. Berita yang baik adalah pembelajaran yang berterusan adalah salah satu cara terbaik dalam mendapatkan pemahaman yang mendalam tentang cabaran dan mengenal pasti kaedah yang paling efektif dan berkesan untuk menanganinya, namun pada masa yang sama tidak rugi sekiranya tuan mahu terus mengutamakan proses pembelajaran tuan dan memilih pendekatan paling berkesan dalam usaha mendapatkan hasil yang terbaik.

Tuan perlu meluangkan masa untuk mencipta sendiri peluang yang ada dalam usaha mengenal pasti gaya pengurusan yang sesuai untuk tuan, atau tuan boleh bertanyakan terus kepada pengurus tuan atau mentor bisnes bagi meminta pandangan mereka bagaimana untuk mengenal pasti peluang-peluang yang wujud dalam situasi hari ini, atau nasihat tentang peluang-peluang yang paling berpotensi dalam keadaan cabaran ekonomi pada masa kini. Dan sekiranya kedaan tuan sudah bertambah baik, latihan kepimpinan masih lagi sesuatu yang berbaloi untuk dipertimbangkan dalam membina keyakinan tuan pada masa-masa getir yang dapat melemahkan semangat peubahan itu sendiri, dan membantu tuan membangunkan faundasi yang lebih kukuh dan mampan yang dibentuk mengikut acuan teknik kepimpinan tuan sendiri dan memacu tuan ke tahap baru yang lebih tinggi.

#6 Mengabaikan Matlamat Profesional

Dalam menguruskan sebuah pasukan remote, apa yang tuan perlu fikirkan adalah bukan soal kepentingan perkembangan kerjaya profesional tuan semata-mata; malah ianya juga tentang soal kepentingan membangunkan kerjaya profesional pekerja-pekerja tuan. Walaupun teguran ini kedengaran seperti agak sedikit keras, faktor kemanusiaan dari sudut kepentingan pasukan tuan adalah perkara yang mudah untuk terlepas pandang tambahan pula di dalam situasi dimana tuan tidak mampu bertemu mereka setiap hari; kewujudan mereka seakan tidak dirasai sepenuhnya. Ianya merupakan persekitaran yang sangat teruk untuk dibayangkan, namun lama kelamaan ianya akan bakal menjadi satu kelaziman yang baru. Inilah mengapa sangat penting untuk kita fikirkan apakah yang mendorongpekerja tuan untuk terus bekerja keras demi kepentingan bisnes itu sendiri. Duit merupakan salah satu pendorong, sudah tentu, tetapi mengapa mereka memilih pekerjaan ini? Apakah yang mereka mahu capai? Kemanakah mereka mahu membawa diri?

Pekerja remote sama sahaja seperti pekerja yang lain, mereka masih mempunyai roadmap kerjaya yang mereka ingin perjuangkan dan cita-cita mereka yang mereka mahu transformasikannya menjadi sebuah realiti. Sebagai seorang pengurus kepada pekerja remote dalam syarikat , penting untuk tuan menyusun pasukan tuan bagi memacu kearah kejayaan supaya mereka dapat belajar secara berterusan, menambahbaik ilmu pengatahuan dan kemahiran mereka, dan sentiasa berada dalam roadmap pembangunan diri yang betul dalam memajukan karier…meskipun mereka tidak berada di dalam pejabat. Perisian teknologi komputer yang dapat mendorong budaya kolaborasi dan komunikasi adalah alat batu loncatan bagi mencapai matlamat ini, dan memastikan tuan sentiasa dapat saling berhubung bersama pasukan tuan bagi membincangkan peluang-peluang baru yang dikenal pasti.

Memberi keutamaan pada pembangunan profesional individu dalam pasukan dapat memberi beberapa kelebihan. Kelebihan ini bukan sahaja dari segi mengembangkan ilmu pengatahuan pekerja yang sedia ada, malah dapat mempamerkan imej sebuah organisasi yang baik dalam penyediaan persekitaran yang terbaik buat pekerja mereka, satu situasi yang sangat jarang dilihat khususnya dalam cabaran persekitaran geografik di antara kedudukan lokasi pekerja dan suarikat. Penyediaan peluang yang baru mrlalui pembangunan karier profesional adalah kaedah yang sangat berkesan dalam menaikkan motivasi pekerja, mendorong mereka untuk memberikan yang terbaik dan menambahbaik semangat kesetiaan di kalangan pekerja; yang merupakan elemen terpenting dalam menambahbaik kadar pengekalan pekerja(turnover) yang sedang meningkat dengan mendadak pada hari ini.

Sentiasa Bersedia

Marilah kita melihat pada realiti masa kini. Meskipun apa jua alasan yang diberikan tiada apa yang dapat menyakini kita tentang keperluan untuk menguruskan pasukan secara remote…melainkan ujian krisis pandemik yang sedang melanda dunia, contohnya. Namun apa yang kita pasti adalah kita sudah bersedia menghadapi apa jua cabaran yang dilemparkan ke atas kita. Sebagai seorang ketua pasukan, kita perlu memahami perbezaan garis halus di antara menguruskan pasukan setempat dan gaya pengurusan pasukan secara remate yang merupakan kunci utama dalam usaha membangunkan persekitaran kerja secara remote yang berkesan yang mampu membangunkan kemahiran baru disamping menyumbang kepada prestasi bisnes yang membanggakan.